Wir raten prinzipiell dazu, den Webmailer am PC zu bedienen statt am Handy.

Zusammenfassung: 

Hier kommst Du auf eine Web-Version Deines E-Mail Postfaches. Logge Dich wie gewohnt mit E-Mail-Adresse und Passwort ein. In Deinem Webmail System kannst Du oben rechts auf ACCOUNT klicken und dort einen AUTORESPONDER anschalten. Auf diese Weise erhalten alle, die Dir schreiben, eine automatische Antwort. Gehe sparsam damit um, denn auch Spammer werden unter Umständen eine Antwort erhalten, somit ist Deine E-Mail-Adresse dann validiert! In Deinem Webmail System kannst Du direkt mit Rechtsklick auf eine E-Mail den Absender auf die Whitelist oder Blacklist setzen, oder Dir farbige Marker zur besseren Übersicht erstellen.

In Deinem Webmail System kannst Du auch den Ordner "Spambucket" sehen. Dorthin verschieben wir alle E-Mails, von denen wir nahezu sicher sind, dass es sich um Spam handelt. Wir können jedoch eine 100%ige Trefferquote nicht garantieren. Du solltest daher unbedingt ab und zu in Dein Webmail System schauen, vor allem wenn Du E-Mails vermisst. Du kannst den Ordner "Spambucket" auch in Dein IMAP Programm (Thunderbird, Outlook etc.) integrieren, dadurch werden Dir dann alle Spam-Mails auf Deinem PC angezeigt. Wir raten daher zumindest für Windows Computer davon ab. Unser Rat wäre, dass Du Dir den Ordner Spambucket auf einem Apple Gerät (z.B. iPhone) abonnierst oder auf einem Android Smartphone (nicht auf einem Windows Smartphone).

Im Einzelnen:
Mit dem Webmailer kannst du deine E-Mails von jedem Browser aus bearbeiten, ohne Zusatzprogramme.
Klicke oben links auf Webmail, du siehst dann deine Mails und deine Ordner, wie du sie auch in deinem E-Mail Programm sehen würdest. Setze ein Häkchen links neben die Mails um mehrere auszuwählen und zu löschen. Öffne sie, um sie zu beantworten oder weiterzuleiten

Regeln anlegen: Webmail > Filter: 
Unter Webmail > Filter kannst du Regeln in allen möglichen Kombinationen auswählen. Diese kannst du nutzen, um Spam zu blockieren, E-Mails zu verschieben oder an andere weiterzuleiten.
Beispiele aus dem Alltag:
Alle Mails von Tante T.  in den Ordner "Tante T" verschieben, alle Mails in deren Text irgendwo das Wort "KFZ-Ankauf" vorkommt, automatisch löschen, alle Mails mit Anhängen automatisch an die Buchhaltung weiterleiten.
Besonders mächtig - und mit Vorsicht zu genießen - ist die Funktion "Text enhält", denn diese sucht auch nach Teilstrings. Das bedeutet, wenn du zum Beispiel das Wort "anal" wegfilterst, wird auch alles weggefiltert, was das Wort "Verkaufskanal" oder "Analyse" beinhaltet.

TIPP: 
Du kannst auch direkt aus der Mail-Liste heraus eine E-Mail mit ​der rechten Maustaste anklicken. Es öffnet sich ein Fenster und du kannst dort u.a."Filter erstellen" wählen. Dann wird direkt ​mit diesem Absender ein Filter erstellt.


Webmail > Suche
Die eigentliche Suche nach Mails findest du oben rechts in einem Suchfenster.
Aber unter Webmail > Suche kannst du Suchen speichern. Da ist praktisch, um wieder darauf zurückgreifen zu können.


Tipp: Weiter unten findest du auch noch FAQ zum Webmailer.


Kalender, Aufgaben, Notizen
Die Anleitung hierfür findest du hier


Autoresponder anlegen
Klicke auf Account, und dann links auf Autoresponder.

Der Autoresponder beantwortet eingehende E-Mails automatisch – ideal für Urlaub oder Krankheit. Deine Mails werden dabei ganz normal weiter zugestellt, es wird lediglich zusätzlich eine Antwort verschickt.

Schritt für Schritt

1. Status auf Aktiv stellen.
2. Betreff eintragen, z. B. „Abwesenheitsnotiz – ich bin zurück am 01.09."
3. Nachricht schreiben: Zeitraum, Grund (optional) und eine Vertretung mit Kontaktdaten.
4. Intervall setzen, z. B. 24 Stunde(n). Das bedeutet: Jeder Absender bekommt deine Antwort höchstens einmal pro 24 Stunden – auch wenn er dir zehnmal schreibt.
5. Optional automatisch aktivieren / deaktivieren ankreuzen. Dann erscheinen Datumsfelder, in die du Start und Ende deiner Abwesenheit einträgst. So musst du nach dem Urlaub nicht daran denken, den Autoresponder wieder abzuschalten.
6. Auf Autoresponder speichern klicken.

Platzhalter für den Nachrichtentext

Diese Kürzel werden beim Versand automatisch durch die echten Werte ersetzt:

Beispieltext

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht vom %L mit dem Betreff "%S".

Ich bin bis einschließlich 31.08.2026 nicht erreichbar.
Ihre E-Mail wird in dieser Zeit nicht gelesen und nicht
weitergeleitet.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an:
Frau Mustermann, mustermann@firma.de, Tel. 040 123456

Freundliche Grüße
Max Muster

Drei Dinge, die du beachten solltest

• Setz das Intervall nie auf 0. Sonst antwortet das System auf jede einzelne Mail – bei einem Newsletter-Server kann das eine Endlosschleife auslösen.
• Nenn ein konkretes Rückkehrdatum. „Bin bald wieder da" hilft niemandem.
• Schreib keine internen Details in den Text (Reiseziel, Privatnummer, Projektnamen). Der Autoresponder antwortet auch auf Spam – und verrät Absendern damit, dass deine Adresse aktiv ist.

FAQ zu Regeln:

Was ist der Unterschied zwischen "von" und "Absender"?

Von:
Der Autor der Nachricht - die Adresse, die dein E-Mail Programm in der Nachrichtenliste anzeigt. Das ist in 95% der Fälle das einzig Relevante.


Absender (Sender) = Sender:
Die Instanz, die die Nachricht technisch tatsächlich eingeliefert hat. Dieser Header ist laut Standard nur dann gesetzt, wenn er vom From: abweicht. Typische Fälle:

Outlook/Exchange „Senden im Auftrag von" (Assistenz verschickt für Geschäftsführung)
Mailinglisten (Mailman setzt z. B. Sender: liste-bounces@domain.tld)
Newsletter-Versanddienstleister, die im Namen eines Kunden versenden (CleverReach, Mailchimp etc.)
Wenn From: mehrere Adressen enthält — dann ist Sender: sogar Pflicht

Bei einer normalen Mail von einer Einzelperson existiert Sender: schlicht nicht. Ein Filter auf „Absender (Sender)" greift dann nie.

Praktische Konsequenz

Für Standardregeln nimmst du Von. „Absender (Sender)" ist nur sinnvoll, wenn du gezielt den Versandweg triffst, z. B. alle Mails eines bestimmten Mailinglisten-Servers, unabhängig davon, welcher Teilnehmer im From: steht.